外贸交易中如何有效避免客户退货退款

在当今的外贸交易中，客户支付货款基本都是采用**支付货款，少量使用的TT付款，都会面临国外客户退款的申请，导致我们的企业遭受了损失，而我们的业务员的积极性会出现非常大的打击。那么如何规避这种情况的发生损失呢？

首先我们要了解客户使用**支付的特殊性；
其实这个也是客户的习惯，同时也是当下各国经济下滑严重而客户手中的现金流不多导致的，这只是一个表面现象，更重要的是**有个非常特殊的功能，那就是可以在150天之内，特殊原因可以在550天之内可以进行申请退款，那么对我们商家来说无疑面临着非常大的压力，整天提心吊胆。

如果出现客户退款要求，那么就会出现以下状况：
1.商家弃货（单量不大，我们商家那么什么都没有得到，货没有了，款被退回了，竹篮打水一场空）
2.接受退货（这里你面临的就是，你要承担着退货所发生一切费用：海运费， 进口费，清关费， 运输费用等相关费用）如果是大件的话，那么你损失会更严重，导致公司可能面临经营困难的境地。

客户退款申请的原因，我总结了一下有以下几个方面及学会如何去提前规避风险。
1.产品质量问题，
既然是产品上出现了问题，这个不可原谅。因此我们一定要在产品质量上下功夫，哪怕是价格高一点点，只要是符合市场就可，不要在某些方面“缺斤少两”导致质量出现问题；请各位认清楚一点事情：产品价格不是决定成单的一个因素，虽然很重要，但是决定成单的是我们业务对产品的专业度，解决问题的能力及我们稳定的供应能力，还有我们对外贸交易方式的专业性。

2.客户考虑不周，全部采购费用加起来，利润很少，甚至没有，
当出现这类问题时，尽管可能认为责任在客户自身，但他们通常会提出多种理由申请退款。特别是如果是**支付，只需向发卡银行提出申请，而大多数发卡银行会倾向维护客户权益。这意味着我们会在被动的一方。但同时一定要清楚：有些人可能认为款项已经到账，因此无需担心。然而，发卡银行遍布全球，只要您是合法公民，就没有办法逃避责任。因此，我们不应该抱持这样的误解，

而我们正确的做法就是：在客户报价时，让货代也要给出对方目的港的清关费用，当然只是大概，这样我们可以提醒客户，让他们自己审核一下是否可以交易，作为供应商，有责任让客户了解更多的信息，这样不单单让客户觉得我们的专业性，同时提高客户的粘性，而且可能提高我们的订单量；只要这样做，导致退款的几率会降低很多，甚至完全可以避免。


3.不良采购商投机，利用中国人的“怕事”的心态，以退货要挟，强迫你接受他的条件。而大部分商家本着“大事化小，小事化了”的根本方针，息事宁人，这就助长了这一部分不良采购商的嚣张气焰，从而让我们的商家蒙受了非常大的损失。
而出现这样的情况，基本是我们在与客户沟通过程中，订单的细节及深度没有把握好，一般业务觉得客户下单了，我就可以高枕无忧了，而这样的话我们正好落入了他们的圈套。
因此正确的做法就是：提高我们产品细节的沟通，通过日常的客户沟通中总结出容易出现问题，在与客户沟通中全部阐述清楚并取得认可；
接下来最重要的就是最重要的环节了:一定要通过邮件的方式把订单内容及细节发给客户，必须让客户进行确认，确认好后再进行生产等一些列流程，这样做的目的就是：出现问题后谁的责任白纸黑字一清二楚；避免让他们抓住一些把柄；如果出现了诉讼纠纷的话，而邮件绝对是我们制胜的有利武器，从而不管客户有任何的投机想法，任其折腾，你不会有损失的。切记切记，

4.外贸交易术语的深层理解
作为外贸人都会非常清楚外贸交易术语：EXW，FOB，CIF, DDP, DAP 等，这几个是我们常用的交易方式；而大部分业务对这些内容的理解还是停留在表面上：
EXW：出厂价，货出厂后与我们没有任何的关系了
FOB: 货越过船舷后我们不再承担任何责任了；
CIF: 货物到达对方港口后，我们的责任就没有了；
DDP,DAP同上，
那么我说你也太天真了，因为这些术语只是界定我们所承担的费用和你的责任而已， 而真正的风险还是都会存在的，如果出现问题，客户还是想尽一切办法对你发难的。只有客户把货物销售后且期间没有任何问题。那么才能说你的工作基本完成，静等客户翻单。

附客户确认邮件内容，可以借鉴。
HI ***
Have a great day
Thank you for your Order, as for our key points for the products by communication, details as follows:
1.Three colors: black, white, pink, （ok）
2.All inside colors are black,（ok）
3.The size: 63mm（ok）i want to buy another size: 25mm.
4.Materials: Rubber paint coating, aluminum alloy （ok）
5.Your Logo will be print on the top and bottom（ok）
6.Total samples: 6 pcs, each color for 2 pcs（ok）
7.Delivery time: 11th, Oct.（ok）

Kindly please double check and make confirmation, in case of anything that needs to be changed, please let me know asap

Best Regards